Hva er Microsoft 365 Copilot og hvordan kan det hjelpe deg?

Microsoft 365 Copilot er en innovativ AI-assistent som er integrert direkte i dine velkjente Microsoft 365-applikasjoner. Denne kraftige assistenten er drevet av avanserte språkmodeller (LLMs) og er koblet til din organisasjons Microsoft Graph-data, som inkluderer dine dokumenter, e-poster, kalender, og mer. Copilot er designet for å hjelpe deg med å øke din kreativitet, forbedre din produktivitet og utvikle dine ferdigheter på en måte som føles naturlig og intuitiv.

Copilot er mer enn bare en tradisjonell chatbot. Den er en integrert del av de verktøyene du allerede bruker hver dag. Dette gjør det enklere å ta den i bruk i din daglige arbeidsflyt. Ved å være koblet til Microsoft Graph, har Copilot tilgang til relevant informasjon fra din egen arbeidshverdag. Dette betyr at den kan gi deg mer kontekstuelle og nyttige svar og forslag enn en generell AI-modell ville vært i stand til. Mange ansatte kan i utgangspunktet være skeptiske til nye, separate AI-verktøy. Ved å integrere Copilot direkte i Microsoft-applikasjonene som allerede er en del av arbeidsdagen, reduseres motstanden mot å ta i bruk denne nye teknologien. Tilgangen til intern data via Microsoft Graph gjør også at Copilot kan gi mer spesifikk og relevant hjelp som er skreddersydd for din arbeidssituasjon. Dette kan potensielt føre til raskere aksept og en bedre avkastning for selskapet som investerer i Copilot.

I din daglige arbeidshverdag kan Copilot bli en verdifull ressurs som hjelper deg med å spare tid ved å automatisere rutineoppgaver. Enten det gjelder å skrive et første utkast til et dokument, oppsummere lange e-posttråder eller analysere data i et regneark, kan Copilot bistå. Den kan også hjelpe deg med å komme i gang med vanskelige oppgaver, som for eksempel å strukturere en presentasjon eller finne de rette ordene i en viktig e-post. Med Copilot får du raskt tilgang til informasjon og verdifull innsikt fra dine egne dokumenter og data, noe som kan hjelpe deg med å ta bedre beslutninger og jobbe mer effektivt. For de som jobber i team, kan Copilot også forenkle samarbeidet ved å oppsummere innholdet i møter og chat-samtaler, slik at alle holder seg oppdatert.

Mange arbeidstakere opplever tidspress og kan føle seg overvelmet når de står overfor store eller nye oppgaver. Ved å demonstrere hvordan Copilot kan redusere tiden som brukes på repeterende oppgaver og hjelpe med å overkomme den innledende fasen av en oppgave, blir verdien av verktøyet tydeligere. Denne hjelpen med å komme over «blank side»-syndromet er spesielt relevant, da mange kan finne det vanskelig å starte på nye prosjekter eller dokumenter. Copilot fungerer som en «partner» som kan kickstarte disse prosessene og dermed redusere den mentale belastningen ved å starte fra scratch. Redusert tid brukt på rutineoppgaver kan frigjøre tid og energi som kan rettes mot mer strategisk og meningsfullt arbeid. Hjelp med å starte oppgaver kan også redusere tendensen til å utsette vanskelige oppgaver, noe som igjen kan føre til økt produktivitet og en mer effektiv arbeidsdag. Samlet sett kan dette føre til en mer produktiv og engasjert arbeidsstyrke i hele organisasjonen.

Kom i gang med Copilot i dine Microsoft 365-apper

Å begynne å bruke Copilot er enklere enn du kanskje tror. Assistenten er integrert i de Microsoft 365-appene du allerede kjenner og bruker daglig, som Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams. Du kan også få tilgang til Copilot via Copilot Chat i selve Microsoft 365-appen eller direkte via nettleseren på Microsoft365.com/copilot. I mange av disse applikasjonene vil du også finne et eget Copilot-ikon som gir deg direkte tilgang til funksjonene. Ved å fremheve hvor lett det er å finne og få tilgang til Copilot i de eksisterende verktøyene, blir det mindre skremmende å prøve det ut. Ansatte er allerede vant til å navigere i disse applikasjonene daglig. Å vise at Copilot er lett tilgjengelig innenfor disse kjente grensesnittene gjør det mer naturlig å utforske de nye mulighetene som AI-assistenten tilbyr.

Når du bruker Copilot, kommuniserer du med den ved hjelp av naturlig språk, akkurat som du ville snakket med en kollega. Disse instruksjonene kalles «prompts». Det er lurt å starte med enkle spørsmål eller forespørsler for å bli kjent med hvordan Copilot fungerer. Husk at prosessen ofte er iterativ, noe som betyr at du kanskje må forbedre eller justere prompten din basert på de første resultatene du får. Ikke vær redd for å eksperimentere med ulike typer prompts for å se hva Copilot er i stand til å gjøre. Å understreke viktigheten av gode prompts og den iterative prosessen hjelper brukerne med å forstå hvordan de kan kommunisere effektivt med AI-assistenten. AI er avhengig av klare og tydelige instruksjoner for å kunne gi de beste resultatene. Ved å forklare hvordan man lager gode prompts og at man ofte må justere dem for å få det ønskede utfallet, gir man brukerne en følelse av kontroll og hjelper dem med å ha realistiske forventninger til hva Copilot kan levere. Dette kan igjen føre til mer effektive resultater fra Copilot og økt engasjement blant brukerne.

Eksempler på hvordan Copilot forenkler arbeidsdagen:

La oss se på noen konkrete eksempler på hvordan Microsoft 365 Copilot kan gjøre hverdagen din enklere i de ulike applikasjonene.

I Word:

Copilot i Word kan være din personlige skriveassistent, hjelpe deg med å oppsummere lange dokumenter og forbedre kvaliteten på tekstene dine.

• Skrivehjelp: Har du en vag idé eller noen stikkord? Copilot kan hjelpe deg med å generere et første utkast. Du kan for eksempel gi prompten: «Skriv et to siders prosjektforslag basert på data fra [dokument] og [regneark]». Eller kanskje du trenger hjelp med å formulere en stillingsbeskrivelse? Du kan for eksempel skrive: «Lag et utkast til en stillingsbeskrivelse for en prosjektleder». Copilot kan også hjelpe deg med å få nye ideer til innhold dersom du føler deg fastlåst, eller til og med hjelpe deg med å lage struktur ved å generere lister og agendaer.
• Oppsummering: Har du et langt dokument du ikke har tid til å lese i sin helhet? Copilot kan raskt oppsummere de viktigste punktene for deg. Du kan for eksempel be den om å: «Oppsummer dette dokumentet i tre avsnitt». Dette kan spare deg for mye tid og hjelpe deg med å raskt få oversikt over innholdet.
• Forbedring av dokumenter: Trenger du å gjøre et avsnitt mer konsist? Eller kanskje tonen i dokumentet ikke er helt riktig? Copilot kan hjelpe deg med dette også. Du kan for eksempel be den om å: «Gjør dette avsnittet mer profesjonelt». Den kan også omskrive tekst for å gjøre den klarere og mer engasjerende, gi deg forslag til bedre overskrifter, og til og med sjekke for grammatikk- og rettskrivingsfeil.

Copilot kan redusere tiden du bruker på skriving og redigering i Word betydelig. Funksjoner som å justere tonen i et dokument og å oppsummere lange tekster kan være spesielt nyttige i en travel arbeidshverdag. Mange ansatte bruker mye tid på å formulere e-poster, rapporter og andre viktige dokumenter. Ved å vise konkrete eksempler på hvordan Copilot kan hjelpe med både å produsere nytt innhold og å forbedre eksisterende tekst, blir den praktiske nytten av verktøyet tydelig. Raskere dokumentproduksjon kan føre til økt produktivitet og frigjøring av tid som kan brukes på andre viktige oppgaver. I tillegg kan bedre formulering og en mer passende tone i dokumentene forbedre den generelle kommunikasjonen.

I Excel:

Copilot i Excel kan hjelpe deg med å analysere data, visualisere informasjon og håndtere formler på en enklere måte.

• Dataanalyse: Trenger du å trekke innsikt fra et stort datasett, men mangler den manuelle tiden eller den tekniske ekspertisen? Copilot kan hjelpe deg med å identifisere trender og mønstre uten at du må gjøre omfattende manuell analyse. Du kan for eksempel spørre: «Vis rating etter produkt», eller «Hvilket produkt solgte mest i California?». Copilot kan også oppsummere tekstdata som ligger i et regneark. For eksempel kan du be den om å: «Oppsummer tilbakemeldingen i dette arket». Du kan også stille spørsmål om dataen din i vanlig språk, for eksempel: «Hvor mange kvinner i denne listen ble født på 1800-tallet?».
• Visualisering: Copilot kan foreslå de mest effektive måtene å visualisere dataen din på, ved å anbefale de beste diagrammene og grafene. Den kan også lage disse visualiseringene automatisk for deg. For eksempel kan du be den om å: «Vis omsetning kun etter år og merke i en tabell», eller «Hent de 5 beste produktene basert på beløp og vis i et stolpediagram».
• Formler: Sliter du med å huske eller skrive komplekse Excel-formler? Copilot kan generere formler basert på beskrivelser du gir i naturlig språk. For eksempel kan du be den om å: «Legg til en kolonne for kvartal og år fra datoen». Hvis du kommer over en formel du ikke forstår, kan Copilot også forklare hvordan den fungerer. Du kan for eksempel spørre: «Kan du forklare denne formelen?». I tillegg kan Copilot hjelpe deg med å lage betinget formatering for å fremheve viktig data i regnearket ditt. For eksempel: «Uthev cellene i Kolonne Beløp med rødt hvis verdiene overstiger gjennomsnittet i Kolonne Beløp».

Copilot kan gjøre dataanalyse i Excel tilgjengelig for alle ansatte, selv de uten dyp teknisk kunnskap. Ved å kunne stille spørsmål i naturlig språk og få hjelp med å generere formler og visualiseringer, kan alle trekke verdifull innsikt fra regnearkene sine. Dette sparer tid og reduserer risikoen for manuelle feil. Mange ansatte jobber daglig med data i Excel, men kan mangle den spesialiserte kunnskapen som kreves for avansert analyse eller for å lage effektive visualiseringer. Ved å demonstrere hvordan Copilot kan bistå med dette gjennom et enkelt og intuitivt grensesnitt basert på naturlig språk, blir det et kraftfullt verktøy for alle. En bedre forståelse av data i hele organisasjonen kan føre til mer informerte beslutninger på alle nivåer.

I PowerPoint:

Med Copilot i PowerPoint kan du raskt og enkelt opprette engasjerende presentasjoner fra ideer eller eksisterende dokumenter.

• Opprettelse av presentasjoner: Har du en idé til en presentasjon, men mangler tiden eller inspirasjonen til å starte? Copilot kan hjelpe deg med å lage en helt ny presentasjon fra bunnen av basert på en enkel prompt. Du kan for eksempel skrive: «Lag en presentasjon om viktigheten av kunstig intelligens i 2024», eller «Lag en salgspresentasjon for en teknisk oppstart kalt Infotech for å imponere potensielle investorer og sikre investeringer». Hvis du allerede har et Word-dokument eller en PDF-fil med relevant informasjon, kan Copilot også generere en presentasjon basert på dette. Du kan for eksempel gi prompten: «Lag en presentasjon basert på følgende fil: [OneDrive-lenke til Word-dokument]». Copilot kan også hjelpe deg med å velge passende temaer og layout for presentasjonen din og til og med foreslå og legge til relevante bilder.
• Redigering og forbedring: Trenger du å legge til flere slides? Copilot kan generere nye slides basert på en prompt. Har du en lang presentasjon du trenger å få oversikt over? Copilot kan oppsummere de viktigste punktene for deg. For eksempel kan du be den om å: «Oppsummer denne presentasjonen i tre punkter». Du kan også bruke Copilot til å organisere presentasjonen din på en bedre måte, legge til notater til presentasjonen for å hjelpe deg under fremføringen, og til og med endre rekkefølgen på slides ved behov.

Copilot kan drastisk redusere tiden det tar å lage presentasjoner, spesielt ved å kunne konvertere eksisterende dokumenter til ferdige slides. Dette er en stor fordel for ansatte som ofte må presentere informasjon, da det frigjør verdifull tid og gjør prosessen mye mer effektiv. Mange ansatte opplever det som tidkrevende å skape engasjerende og profesjonelle presentasjoner. Ved å vise hvordan Copilot kan automatisere store deler av arbeidet, fra å generere innhold og foreslå design til å legge til relevante visuelle elementer, blir det et svært nyttig verktøy. Raskere produksjon av presentasjoner kan føre til mer effektiv kommunikasjon av ideer, strategier og resultater internt og eksternt.

I Outlook:

Copilot i Outlook kan hjelpe deg med å håndtere e-postinnboksen din mer effektivt ved å oppsummere lange tråder, prioritere viktige meldinger og hjelpe deg med å skrive e-poster.

• Håndtering av e-post: Er du lei av å scrolle gjennom lange e-posttråder for å finne kjernen i samtalen? Copilot kan oppsummere lange e-posttråder for deg, slik at du raskt får oversikt over de viktigste punktene. Du kan for eksempel gi prompten: «Oppsummer denne e-posttråden». Dette hjelper deg med å raskt finne viktig informasjon i lange samtaler. Copilot kan også hjelpe deg med å prioritere e-postene dine basert på viktighet. Du kan for eksempel spørre: «Vis meg de mest urgente e-postene fra i dag». Trenger du å opprette regler for innboksen din? Copilot kan hjelpe deg med å lage disse ved hjelp av enkle prompts. For eksempel: «Lag en innboksregel for å flytte e-poster fra [navn eller e-post] til mappen [X]».
• Utkast: Har du vanskelig for å starte en ny e-post? Copilot kan generere utkast basert på enkle instruksjoner du gir. For eksempel kan du skrive: «Skriv en e-post til teamet om at vi har bestemt oss for å bruke leirskifer og at de kan gå videre slik at vi overholder fristen». Den kan også gi deg forslag til hvordan du kan svare på e-poster du har mottatt. For eksempel: «Skriv et svar der du takker avsenderen og bekrefter møtedetaljene». Du kan også justere tonen og lengden på e-postutkastene du får fra Copilot. For eksempel: «Gjør denne e-posten mer formell».
• Coaching: Ønsker du å forbedre måten du skriver e-poster på? Copilot kan gi deg tilbakemelding på tonen, sentimentet og klarheten i e-postene dine før du sender dem.

Copilot kan hjelpe deg med å håndtere den ofte overveldende e-postinnboksen mer effektivt ved å oppsummere lange tråder, prioritere viktige meldinger og hjelpe deg med å skrive e-poster raskere. Coaching-funksjonen kan også bidra til å forbedre kvaliteten på din skriftlige kommunikasjon. Mange ansatte bruker en betydelig del av arbeidsdagen sin på å håndtere e-post. Ved å vise hvordan Copilot kan automatisere mange av disse tidkrevende oppgavene, frigjøres verdifull tid som kan brukes på mer strategisk arbeid. Bedre e-posthåndtering kan føre til raskere responstider, færre ubesvarte henvendelser og generelt bedre kommunikasjon både internt og eksternt.

I Teams:

Copilot i Teams kan forbedre effektiviteten i møter og hjelpe deg med å holde oversikt i travle chat-kanaler.

• Møteeffektivitet: Kom du sent til et møte? Copilot kan gi deg et raskt sammendrag av det som er diskutert så langt. Du kan for eksempel spørre: «Oppsummer møtet så langt, med alle de viktigste punktene». Den kan også identifisere handlingspunkter og hvem som er ansvarlig for dem. For eksempel: «Lag en liste over alles handlingspunkter etter møtet». Du kan stille spørsmål til Copilot under møtet uten å måtte avbryte de andre deltakerne. Den kan generere møtenotater for deg, gi deg innsikt i ulike perspektiver og eventuelle uenigheter som har kommet frem, og til og med hjelpe deg med å lage en agenda for kommende møter. For eksempel: «Lag en agenda for mitt møte med Claire om forretningsdrift».
• Chat og kanaler: Har du vært borte fra jobb eller har du rett og slett ikke rukket å følge med i alle chat-kanalene? Copilot kan gi deg et sammendrag av det du har gått glipp av i en bestemt chat eller kanal. Du kan for eksempel spørre: «Oppsummer alt jeg har gått glipp av i R&D-chatten siden jeg dro på ferie». Du kan også sjekke om navnet ditt er blitt nevnt og i hvilken sammenheng, og få svar på spørsmål basert på innholdet i chatten eller kanalen.

Copilot kan transformere møter i Teams fra potensielle tidstyver til effektive samarbeidsøkter ved å hjelpe med oppsummering, notater og tydelige handlingspunkter. Det gjør det også mye enklere å holde seg oppdatert i de ofte svært aktive chat-kanalene. Møter er en sentral del av mange arbeidstakeres hverdag, men de kan ofte være ineffektive og tidkrevende. Ved å vise hvordan Copilot kan bidra til bedre struktur, oppfølging og informasjonsdeling, blir verdien av AI-assistenten tydelig. Mer effektive møter og bedre oversikt i de ulike kommunikasjonskanalene kan føre til økt produktivitet og en bedre flyt av informasjon i hele teamet.

Korte eksempler fra andre apper:

Copilot er også integrert i mange andre Microsoft 365-apper og kan hjelpe deg på ulike måter:

• OneNote: Kan oppsummere notatene dine, hjelpe deg med å lage to-do-lister og strukturere prosjektplaner.
• OneDrive: Kan hjelpe deg med å raskt finne relevante filer du trenger.
• Loop: Er integrert med Copilot for å forbedre samarbeidet i sanntid.
• Whiteboard: Kan hjelpe deg med å generere og organisere ideer under brainstorming-økter.
• Planner: Kan brukes sammen med Copilot for å effektivisere planleggingsprosesser.
• Stream: Lar deg stille spørsmål om videoer og få raske sammendrag av innholdet.
• Forms: Er integrert med Copilot for å hjelpe deg med å lage og analysere undersøkelser.
• SharePoint: Kan automatisk organisere og kategorisere dokumenter basert på innhold, samt forbedre søkefunksjonaliteten.
• Viva: Er integrert med Copilot for å støtte ulike funksjoner knyttet til ansattes engasjement og målsetting.

Selv om hovedfokuset i denne guiden har vært på de mest brukte applikasjonene, er det viktig å understreke at Copilot er en integrert del av hele Microsoft 365-økosystemet. Dette betyr at uansett hvilke apper du bruker mest, er det stor sannsynlighet for at Copilot kan bidra til å forbedre arbeidsflyten din på en eller annen måte. Ved å gi korte eksempler fra flere ulike apper, demonstreres Copilots allsidighet og det store potensialet for å forbedre effektiviteten på tvers av mange forskjellige arbeidsoppgaver.

Tips for å få mest mulig ut av Copilot

For å virkelig dra nytte av Microsoft 365 Copilot, er det noen viktige ting du bør huske på når du gir den instruksjoner (prompts).

• Skriv klare og presise prompts: Jo tydeligere du er i dine instruksjoner, desto bedre resultater vil du få. Vær spesifikk om hva du ønsker å oppnå. Gi Copilot kontekst og all relevant informasjon den trenger for å forstå oppgaven. Inkluder gjerne detaljer om ønsket format eller stil på svaret du forventer. Husk at du også kan referere direkte til spesifikke filer, personer eller møter ved å bruke tegnet «/» i prompten din.
• Iterer og eksperimenter med prompts: Ikke vær fornøyd med det første resultatet du får. Prøv ulike måter å formulere prompten på og legg til eller fjern detaljer for å se hvordan det påvirker resultatet. Se gjerne på eksempler på prompts for inspirasjon.
• Gi tilbakemelding til Copilot: Hvis du ikke er fornøyd med et svar, eller hvis du har forslag til forbedringer, bør du gi tilbakemelding til Copilot. Dette hjelper systemet med å lære og forbedre nøyaktigheten og relevansen over tid.
• Hold Microsoft 365-appene dine oppdatert: For å sikre at Copilot fungerer optimalt, er det viktig at du holder alle dine Microsoft 365-applikasjoner oppdatert til den nyeste versjonen.

Å gi konkrete tips om hvordan man skriver effektive prompts er helt avgjørende for at brukerne skal kunne få mest mulig ut av Copilot. Dette handler om å lære brukerne «språket» til AI-assistenten. Uten denne veiledningen kan brukere lett bli frustrerte hvis de ikke oppnår de ønskede resultatene. Ved å gi praktiske råd og konkrete eksempler, øker man sjansen for at de opplever Copilot som et nyttig og verdifullt verktøy i sin daglige arbeidshverdag. Bedre ferdigheter i prompting vil naturligvis føre til mer effektive interaksjoner med Copilot og dermed en høyere grad av produktivitet.

Personvern og sikkerhet med Microsoft 365 Copilot

Når du bruker Microsoft 365 Copilot, kan du være trygg på at dine data er beskyttet. Copilot er bygget på Microsofts omfattende rammeverk for sikkerhet, compliance og personvern. Viktig å merke seg er at dataene dine ikke brukes til å trene den underliggende AI-modellen. Tilgangen til informasjon er basert på de eksisterende tillatelsene som allerede er satt opp i din organisasjon.

Organisasjonen din har full kontroll over hvordan Copilot brukes og hvilke data den har tilgang til. Det er likevel viktig at du som bruker også er bevisst på å gjennomgå personverninnstillingene i dine Microsoft 365-apper for å sikre at de er i tråd med dine preferanser og organisasjonens retningslinjer.

Å adressere eventuelle bekymringer knyttet til personvern og sikkerhet er essensielt for å bygge tillit til Copilot. Ved å tydelig kommunisere at dataene er beskyttet av robuste sikkerhetstiltak og at organisasjonen har kontroll over bruken, kan man dempe eventuell skepsis blant ansatte. Mange arbeidstakere er naturlig nok opptatt av hvordan AI-verktøy håndterer sensitiv informasjon. Ved å gi klar og transparent informasjon om Microsofts sikkerhetsmekanismer og de personvernkontrollene som er tilgjengelige, kan man skape en tryggere ramme rundt bruken av Copilot.

Konklusjon: En smartere måte å jobbe på

Microsoft 365 Copilot representerer en ny og smartere måte å jobbe på. Ved å integrere kraften fra kunstig intelligens direkte i de verktøyene du bruker hver dag, gir Copilot deg muligheten til å øke din produktivitet, frigjøre tid fra rutineoppgaver og fokusere på det som virkelig betyr noe. Fra å hjelpe deg med å skrive bedre dokumenter og analysere data raskere, til å effektivisere møter og håndtere e-post på en smartere måte, er fordelene mange.

Vi oppfordrer deg til å utforske og ta i bruk Microsoft 365 Copilot i din daglige arbeidsflyt. Ved å eksperimentere med de ulike funksjonene og lære deg hvordan du skriver effektive prompts, vil du raskt oppdage hvordan denne AI-assistenten kan forenkle arbeidsdagen din og hjelpe deg med å oppnå mer. Med Copilot har du potensial til å øke din kreativitet, forbedre din effektivitet og generelt oppleve en mer produktiv og meningsfull arbeidsdag.

Tabell: Eksempler på effektive prompts for ulike Microsoft 365-apper

Applikasjon	Oppgave	Eksempel på Prompt
Word	Skrivehjelp	«Skriv et to siders prosjektforslag basert på data fra [dokument] og [regneark].»
Word	Oppsummering	«Oppsummer dette dokumentet i tre avsnitt.»
Word	Tonejustering	«Gjør dette avsnittet mer profesjonelt.»
Excel	Dataanalyse	«Vis rating etter produkt.»
Excel	Visualisering	«Hent de 5 beste produktene basert på beløp og vis i et stolpediagram.»
Excel	Formler	«Legg til en kolonne for kvartal og år fra datoen.»
PowerPoint	Opprettelse	«Lag en presentasjon om viktigheten av kunstig intelligens i 2024.»
PowerPoint	Oppsummering	«Oppsummer denne presentasjonen i tre punkter.»
Outlook	Oppsummering	«Oppsummer denne e-posttråden.»
Outlook	Utkast	«Skriv en e-post til teamet om at vi har bestemt oss for å bruke leirskifer og at de kan gå videre slik at vi overholder fristen.»
Teams	Møteoppsummering	«Oppsummer møtet så langt, med alle de viktigste punktene.»
Teams	Handlingspunkter	«Lag en liste over alles handlingspunkter etter møtet.»